Příchozí zpráva
Pracovník přijme zprávu běžným firemním způsobem a určí, zda obsahuje osobní, klientské nebo jiné citlivé údaje. Podle firemních pravidel rozhodne, jak s ní lze dál pracovat.
Podklady pro administrativu a rozhodování
Schválené šablony, zápisy z porad, přehledy úkolů a pravidla pro práci s dokumenty pomáhají zaměstnancům i vedení navazovat na aktuální informace. AI může z dostupných podkladů připravit přehled, který odpovědný člověk ověří.
Firma určí správce podkladů a přístupová práva. Před zapojením skutečných dokumentů ověří smluvní podmínky a to, kam vybraný nástroj data předává.
pro řízeníÚkoly a termínyPravidla a přístupy
Třídění
Po schválení práce s daty může AI pomoci rozdělit zprávy podle tématu nebo priority. Pracovník zkontroluje výjimky a ověří, zda se důležitá zpráva nedostala do nesprávné skupiny. Například může označit poptávky, faktury nebo zprávy vyžadující odpověď a navrhnout jejich předání odpovědné osobě. Pravidla i rozhodnutí o dalším zpracování určuje firma; chybně zařazené položky pracovník opraví.
Návrh odpovědi
Z ověřených podkladů může AI připravit návrh odpovědi na opakovaný dotaz. Pracovník jej upraví podle skutečné situace a firemního způsobu komunikace. Může například připravit potvrzení přijetí poptávky nebo požadavek na doplnění chybějících podkladů. Zaměstnanec ověří termíny, jména a dohodnuté podmínky a odpověď před odesláním schválí.
Kontrola
Před odesláním člověk ověří adresáta, obsah a přílohy. Zkontroluje také, že zpráva neobsahuje údaje, které daný příjemce nemá dostat. AI může připomenout chybějící přílohu nebo nesoulad s ověřenou šablonou. Rozhodnutí o správnosti a odeslání zůstává člověku, který má k údajům oprávnění.
Zápis z porady
Z vhodně pořízených poznámek může AI připravit návrh zápisu z porady. Záznam nebo nahrávání jednání vyžaduje samostatně stanovená pravidla a posouzení soukromí účastníků. Návrh může rozdělit na rozhodnutí, otevřené otázky a úkoly s termíny. Účastníci zkontrolují, zda zápis odpovídá dohodě a neobsahuje domyšlené závěry.
Přehled úkolů
Z potvrzeného zápisu může AI navrhnout seznam úkolů a termínů. Pracovník porovná návrh se skutečnou dohodou a doplní, co v poznámkách chybí.
Odpovědnosti
Vedoucí nebo účastníci porady přiřadí úkolům odpovědné osoby. Potvrdí také termíny a způsob, jak se bude sledovat jejich plnění.
Sdílené podklady
Schválené šablony odpovědí a postupy mohou být uložené ve sdíleném prostředí podle oprávnění. Tým určí, kdo je spravuje a jak se pozná aktuální verze.
Ověření postupu
Tým zkontroluje, zda nový postup pomáhá a nevytváří chyby. Při ověřování může porovnat například práci s několika zprávami a určit, které výjimky musí zůstat člověku.
Postupný rozvoj
Lidé si postup při školení vyzkoušejí na vhodných podkladech a mezi setkáními ho upravují. Zkušenosti pak mohou využít při výběru další opakované agendy.